Bij Vluchtelingenwerk Vlaanderen vzw vinden we gegevensbescherming belangrijk. In deze privacyverklaring lees je hoe wij de privacy van de gebruikers van onze websites waarborgen en hoe zorgvuldig onze organisatie omgaat met persoonsgegevens. Indien je na het lezen van deze verklaring nog vragen zou hebben of indien je problemen ondervindt met onze diensten of websites, kun je ons steeds contacteren via dataprotection@vluchtelingenwerk.be. Ons beleid is geheel in overeenstemming met de Europese privacyverordening (‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘General Data Protection Regulation’ van mei 2016, hierna: GDPR).
 

1. Wie wordt beschermd door deze privacyverklaring?

Elke natuurlijke persoon die persoonlijke gegevens met ons uitwisselt. Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van onze vrijwilligers, stagiairs, sollicitanten, websitegebruikers, deelnemers aan onze activiteiten, leveranciers, schenkers en andere mensen die met ons in contact komen.

Onze medewerkers worden beschermd door een aparte privacyverklaring voor personeelsleden van Vluchtelingenwerk Vlaanderen vzw (hierna: Vluchtelingenwerk). Die is enkel te consulteren op het intranet voor medewerkers van Vluchtelingenwerk.
 

2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

De verwerking van gegevens slaat op elke actie die uitgevoerd wordt met persoonsgegevens. Daaronder valt onder meer het opslaan, verzamelen, bewerken, kopiëren, doorgeven en verwijderen van gegevens. De verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens is Vluchtelingenwerk. Bij problemen kun je terecht op ons algemeen telefoonnummer of via dataprotection@vluchtelingenwerk.be.
 

3. Welke gegevens verzamelen we?

Hieronder zie je welke gegevens Vluchtelingenwerk kan verzamelen en verwerken.

• Persoonsgegevens: je naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, je geslacht, je e-mailadres en dat van je bedrijf of organisatie. In sommige gevallen verwerken we ook persoonsgegevens van contactpersonen bij noodgevallen voor deelnemers aan activiteiten van Vluchtelingenwerk.
   
• Betaalgegevens: we verzamelen jouw bankgegevens bij het verwerken van giften, sponsoring en wanneer we een mandaat aanbieden aan de bank.
   
• Je voorkeuren: we houden je voorkeuren bij rond welke informatie je van ons wil ontvangen en welk communicatiemiddel je daarbij verkiest.
   
• Je interesses: soms verzamelen we informatie over je interesses, zoals wanneer je deelneemt aan een sportief evenement van Vluchtelingenwerk. Op die manier kunnen we je op de hoogte houden van gelijkaardige evenementen van Vluchtelingenwerk.
   
• Je relaties: Vluchtelingenwerk kan relevante informatie bijhouden die jij met ons deelt over je werkgever of aansluiting bij andere organisaties of groeperingen.
   
• Cookies en Google Analytics: op haar websites verwerkt Vluchtelingenwerk anonieme gegevens die bezoekers achterlaten, via cookies en Google Analytics. Voorbeelden van zulke gegevens zijn: het browsertype en het besturingsprogramma van de bezoeker, de tijdstippen waarop onze websites worden bezocht, de taal waarin je de websites bekijkt, de frequentie waarmee je de websites bezoekt en de domeinnamen van de websites die je naar onze websites hebben geleid. Dat maakt het mogelijk voor ons om onze websites te optimaliseren op maat van onze bezoekers. Onze websites zijn: www.vluchtelingenwerk.be, www.asyluminfo.be, www.gastvrijegemeente.be, www.refugeewalk.be, www.mijnhuisjouwthuis.be en www.roadofchange.be.
   
• Gegevens over je gift en steun aan Vluchtelingenwerk: we verzamelen en bewaren gegevens die je deelt met ons via e-mail, berichten, post, telefoon of in persoon. Ook houden we de details bij van jouw gift of andere steun aan Vluchtelingenwerk.
   
• Sensitieve informatie: sommige gegevens zijn gevoelig, zoals informatie over seksuele geaardheid, ras, geloof, aansluiting bij vakbonden, politieke affiliaties en gezondheidsinformatie en dieetvoorkeuren. Vluchtelingenwerk houdt dergelijke gegevens enkel bij met jouw expliciete toestemming. We treffen extra beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid van die informatie te waarborgen.
   
• Minderjarigen: ben je jonger dan 16 jaar, dan kunnen we je gegevens enkel verzamelen met de expliciete toestemming van je ouders of voogd. Bij inschrijvingen voor activiteiten en petities, houden we daar telkens rekening mee.

4. Wat is onze wettelijke basis om gegevens te verzamelen?

In overeenstemming met de GDPR heeft Vluchtelingenwerk steeds een wettelijke basis om jouw gegevens te verzamelen en te verwerken. Die basis is steeds minstens één van de volgende:

• Je hebt ons je expliciete toestemming gegeven om je gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld: je vinkt aan dat je graag op de hoogte blijft van de digitale nieuwsbrief E-fugee van Vluchtelingenwerk.
   
• Contractuele verplichting: bij het aangaan en het uitoefenen van een contract of overeenkomst hoort de verwerking van je persoonsgegevens. Bijvoorbeeld: je koopt een boek op de website van Vluchtelingenwerk. Wij gebruiken de persoonsgegevens die jij ingeeft om een factuur op te stellen en je het boek toe te sturen.
   
• Wettelijke verplichting: wanneer de wet ons verplicht om bepaalde gegevens door te geven. Bijvoorbeeld: je doet een gift aan Vluchtelingenwerk. Vluchtelingenwerk is wettelijk verplicht om die gegevens het jaar nadien te bezorgen aan de overheid.
   
• Legitiem belang: in het belang van de missie en van het voortbestaan van Vluchtelingenwerk kunnen wij je gegevens verzamelen en je contacteren om je te informeren over onze sensibiliserende en fondsenwervende acties. Bijvoorbeeld: je doet maandelijks een schenking aan Vluchtelingenwerk. Je krijgt af en toe een brief in de bus met een fondsenwervende oproep voor een specifiek project van Vluchtelingenwerk.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
 

5. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Vluchtelingenwerk neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om alle gegevens die we bezitten, zo goed mogelijk te beschermen.

Vluchtelingenwerk beheert verzamelde gegevens met een webapplicatie voor CRM-toepassingen (CRM staat voor constituent relationship management). De gegevens zijn enkel toegankelijk voor medewerkers en bepaalde vrijwilligers met specifieke taken. Van buitenaf is onze gegevensbank niet toegankelijk en wordt ze beschermd door een firewall. Sommige gegevens worden bewaard op aparte interne servers, waar alleen bevoegde medewerkers toegang toe hebben.

Ook beschermen wij jouw persoonsgegevens tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Vluchtelingenwerk kennis kunnen nemen van jouw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd en volgen onze regelmatige trainingen over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
   

6. Wat als het toch misloopt met de beveiliging van je gegevens?

Onder de GDPR dient Vluchtelingenwerk elke ernstige inbreuk op de beveiliging van gegevens van natuurlijke personen binnen de 72 uur te melden aan alle betrokkenen. Die maatregel is van toepassing wanneer er een groot risico is voor de veiligheid en vrijheid van de betrokkenen. Vervolgens stellen wij dan ook alles in het werk om deze problemen zo snel mogelijk op te lossen en werken we ons beveiligingsbeleid bij om gelijkaardige problemen in de toekomst te vermijden.

Ondanks onze maatregelen om je gegevens te beschermen, kan het gebeuren dat informatie die elektronisch wordt verstuurd illegaal onderschept wordt. Vluchtelingenwerk kan in dat geval niet verantwoordelijk gesteld worden.
 

7. Verkopen we jouw gegevens aan derde partijen of geven we jouw gegevens door?

Vluchtelingenwerk verbindt zich ertoe jouw gegevens nooit vrij te geven aan derden zonder jouw expliciete toestemming. We zullen de door jou verstrekte gegevens evenmin aan derden doorgeven tenzij dat wettelijk verplicht of toegestaan is. Bijvoorbeeld: de politie kan in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvragen. In een dergelijk geval dienen wij onze medewerking te verlenen en zijn we verplicht gegevens door te geven. 

Wanneer je ons (schriftelijk) toestemming geeft om je persoonsgegevens te delen met derden, kun je die toestemming op elk moment intrekken.

Wij verstrekken in geen geval persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de Europese Unie.
 

8. Hoe kun jij je communicatievoorkeuren aanpassen?

Je kan op elk moment je voorkeuren aanpassen. Dat betekent ook dat je ons kan vragen om je geen fondsenwervende communicatie meer toe te sturen. Je kan dit doen door ons een e-mail te zenden met de vraag naar opt-out. Dat kan naar dataprotection@vluchtelingenwerk.be.
 

9. Wat zijn je rechten en hoe kun je ze uitoefenen?

Als natuurlijke persoon heb je recht op inzage, opvragen, correctie of verwijdering van de gegevens die we van jou hebben verzameld. Heb je ons in het verleden je expliciete toestemming gegeven om je gegevens te verwerken, dan kan je die toestemming op elk moment intrekken. Neem hiervoor contact op met Vluchtelingenwerk, Kruidtuinstraat 75, 1210 Brussel of dataprotection@vluchtelingenwerk.be.

Je kunt via dezelfde weg ook bezwaar aantekenen tegen het gebruik van je persoonsgegevens (of een deel daarvan) door Vluchtelingenwerk of door één van onze verwerkers. Om misbruik te voorkomen, vragen wij je om je te identificeren door een kopie (of foto) van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je aan om je pasfoto onzichtbaar te maken op die kopie (of foto).

Indien je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, bijvoorbeeld indien je herhaald hetzelfde verzoek tot ons zou richten, heeft Vluchtelingenwerk – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om je een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten of te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.

Indien je jouw verzoek elektronisch indient, zullen we je de informatie elektronisch verstrekken tenzij je dat expliciet afwijst. In ieder geval willen wij je een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord bezorgen.

Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, in ieder geval binnen een maand na ontvangst. Afhankelijk van de complexiteit van je verzoek kan die termijn desnoods met twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn verwittigen wij je binnen één maand na ontvangst van je verzoek.

Hou er rekening mee dat het recht op correctie en verwijdering van je gegevens niet steeds en absoluut kan uitgeoefend worden. Gegevens die van overheidswege voor een bepaalde tijd gearchiveerd moeten worden, kunnen niet op verzoek van één individu verwijderd worden. Gegevens moeten soms een tijdlang bijgehouden worden om aan alle contractuele verplichtingen te voldoen.
 

10. Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens van natuurlijke personen worden maximaal 5 jaar bijgehouden. Gegevens in legale en historische documenten mogen wij bijhouden zolang Vluchtelingenwerk bestaat.

Vluchtelingenwerk Vlaanderen vzw behoudt zich het recht om op elk ogenblik deze privacyverklaring te wijzigen.
De hernieuwde privacyverklaring zal dan bekend gemaakt worden op de websites en zal automatisch van kracht worden dertig dagen na de initiële bekendmaking.